Projektstyring er et område for sig. Også her er der meget at hente med udgangspunkt i nogle af de online værktøjer, som findes. Der findes rigtig mange værktøjer. Det, man skal være opmærksom på, er, at en enkelt begivenhed, med en organisation, hvoraf mange er frivillige, inden for et meget kort tidsrum skal kunne kommunikere og koordinere optimalt.

Det betyder først og fremmest, at de værktøjer, man vælger, skal være så nemme som muligt at bruge. Er man projektleder og derfor interesseret i (online) projektstyring, kan man have en tendens til at falde i feature-fælden. Det er det hul, man falder i, når man tænker med udgangspunkt i en verden, hvor alle kan se ideen i, at der er totalt styr på, hvem der skal hvad og hvornår, hvad det koster, hvad der er sket osv. Sådan er det ikke, og slet ikke, hvis man, som tilfældet er i forbindelse med events, i vid udstrækning har med frivillige at gøre. Grundlæggende skal et projektstyringssystem understøtte følgende:

• Ressourceoptimering
• Tidlig opdagelse af uforudsete udfordringer og problemer
• Løbende og nem opdatering af status og behov i relation til projektet
• Hurtig og smertefri tilpasning til ændringer i plan og krav til gennemførelse.

I en situation, hvor relativt mange personer er involveret i kortere eller længere tid, handler det især om at gøre “the barriers to entry” så lav som overhovedet muligt og ligeledes om at opbygge simple procedurer, som effektivt sikrer, at de funktioner og deadlines, som er grundlaget for en stabil medieproduktion, rent faktisk opfyldes og overholdes.

Det brugte vi forbindelse med Cold Hawaii PWA World Cup’en
Basecamp: Et simpelt online projektstyringsværktøj med en fleksibel prisstruktur. Der er det, man skal bruge for at kunne styre projekter – hverken mere eller mindre. Basecamp kræver, at en administrator giver adgang til projektet. Som bruger skal man bruge en browser og en forbindelse til internettet for at få fuld funktion. Et projekt i Basecamp bør ikke have mere end 10 deltagere, har man som projektleder flere personer i spil, skal man således overveje, om det kan lade sig gøre at splitte projektet op i mindre delprojekter.

Google Docs: En online program-suite og noget, man med stor fordel kan benytte sig af. Google Docs kræver, at man har en Google-konto, som er gratis og nem at oprette. Google Docs gør det muligt at have ét online dokument (word, regneark eller præsentation), som flere kan tilgå og skrive i. På den måde slipper man for at skulle sende dokumenter frem og tilbage med fare for, at få eller slet igen ved, hvilken udgave der er den rigtige.

Google Calendar: Google Calendar er en del af den online suite, man får, hvis man opretter en konto hos Google. Google Calender gør det ekstremt nemt at dele en eller flere kalendere med andre.

Dropbox: En online Dropbox er en online fil hosting service, hvor man kan gemme, dele og synkronisere filer og mapper med andre. Dropbox kræver, at man opretter en konto hos Dropbox. Det er gratis. Den første gigabite lagerplads er gratis.

Doodle: Et simpelt og effektivt online beslutningsværktøj. Det er ekstremt velegnet til at finde tidsrum for møder. For den, der tit har ansvaret for at få (travle) folks kalendere til at gå op, er Doodle intet mindre end en gave.

Nb.: Ovenstående indgår i en samlet case-beskrivelse af the Cold Hawaii World Cup Mashup, som var omdrejningspunktet for online formidlingen af KIA Cold Hawaii PWA World Cup, 2010 i Klitmøller. Arbejdet blev lavet for VisitNordjylland som projektrapport i pilotprojektet: “Udvikling af eventkommunikation via nye medier”.