On top of last year’s success the organizers of the 2011 KIA @coldhawaii PWA World Cup want to upgrade the online coverage of the event. This should take place under the heading “the most interactive event on the circuit.” This should happen through a carefully planned strategy for using social media, and a general upgrade of all elements of the mashup, which was developed for the event in 2010. In 2011 the mashup should also include a (as nearly as possible) live scoreboard, which should, for the first time ever, integrate all counting scores in the broadcast of a PWA event.

Target groups
Everybody who is passionate about sailing: young and old, practitioners and spectators, pros and amateurs, and also the curious and everybody with an interest in knowledge, social media, technologies, and innovation.

Project period
May 15th to October 1st. The KIA Cold Hawaii PWA World Cup takes place from September 12th to September 18th 2011. The venue is the Klitmøller, better known as the capital of the Cold Hawaii.

Partners

The NASA Surf club
Professional Windsurfing Association
ACTIVE institute

ACTIVE’s role in the project

Overall responsibility for all online production:

• Setting up the website
• Logistics and production flow
• Scheduling of all content
• Recruitment of developers and media crew
• Full project and process management.

Live scoring:

• Needs analysis
• Idea and concept development
• Fundraising
• System selection
• Selecting suppliers
• Full project and process management throughout the entire event.

Social media:

• Development of strategy for using social media
• Ongoing guidance and support
• Full project and process management throughout the entire event.

Criteria for success

Training and use of various systems should happen quickly and easily so that the basic production is safe from the first day of the event. A fully digitized set to valid scores must be available after the event. The social media strategy should eventually result in a 25 percent increase in the number of fans on the event’s Facebook fan page.

Result

The needs analysis was conducted and resulted in a team totaling 31 persons. Of these, 21 were volunteers, who in a very short time were trained to organize and deploy a large part of the content that was published on the event website, Facebook fan page, Flickr account, YouTube channel, and Twitter. The production was under constant supervision by ACTIVE institute in close cooperation with the organizers and PWA.

The PWA as an organization is not yet ready to handle a situation in which the individual judge’s input is registered digitally by each judge. The next best option is thus to digitize scores immediately after each heat.

To be able to do this, a provisional system and workflow was developed to handle a situation in which a dedicated staff of tabulators received a carbon copy of each score-sheet right after the heat.

The system worked throughout the single and double elimination, which meant that scoring during the entire event was an integrated part of the broadcast. All valid scores could be found in an app placed immediately above the live streaming an average of approximately three minutes after the judges had handed in their score-sheet to the tabulators.

This means that the 2011 KIA @coldhawaii PWA World Cup places itself in history as the event which, for the first time ever, presented valid scores for all interested in following a PWA event – as close to live as possible.

The strategy for social media was conducted. Specifically, this resulted in roughly 1200 extra fans on the event’s Facebook page, which at the end of the event had 3150 fans. The strategy further resulted in over 500 more fans on KIA Denmark’s Facebook page, which was part of the criterion for success. Total Cold Hawaii Klout score at the event’s completion was 45.

Background
The collaboration between the organization behind the KIA @coldhawaii PWA World Cup and the ACTIVE institute is based on a vision of creating the most interactive event on the circuit.

The centre is the @coldhawaii World Cup Mashup, which is a combination of live video, live scores, live text and images provided by different teams using a variety of mostly free online social services.

The content was created through a collaboration of ACTIVE institute, StreamFactory and Big Sexy Pictures and organized and published through collaboration between ACTIVE institute and a team of volunteers.

Projektet skal videreføre tidligere års succes med formidling af sejlsports begivenheder i Aarhus. Således præsenteres endnu udgave af det live mashup, som i 2010 gjorde formidlingen af VM i 505 ligeledes i Aarhus til noget helt særligt. Det sker i forbindelse med A-cat VM, som i 2011 sejles i Aarhus-bugten.

Den bedst mulige formidling af A-cat VM i Aarhus inkluderer kombinationen af live tracking, live video streaming samt brug af sociale medier på en måde, så det bidrager til synlighed, forståelsen og interaktivitet omkring begivenheden.

I 2011 arbejdes som noget helt nyt med a) eksperimenter og test af et system, som skal gøre det muligt at arbejde med nye forretningsmodeller inden for formidling af sejlsport og b) et online system, som skal gøre det nemt for Sailing Aarhus at oprettet og drive kvalitets eventsites.

Målgruppe

• Alle som interesserer sig for sejlsport og i særdeleshed den gruppe, der interesserer sig for og følger A-cat.
• (Elite)sejlere som søger nye måder at eksponere sine sponsorer.
• Eventarrangører som søger nye indtægtskilder og en billig og nem måde at oprette og drive et velfungere event-website.

Projektperiode:
1/7 – 1/10, 2011. Selve begivenheden finder sted i perioden fra d. 15-20/8 i Aarhus nærmere bestemt Kaløvig Bådehavn.

Partnere

Sailing Aarhus
Sport Event Danmark
Aarhus Kommune
ACTIVE institute

Kriterier for succes

Event-website og basis indholdsproduktion (live streaming, live tracking, tekst og billeder) skal fungere uden nævneværdige fejl og problemer. Derudover skal der skabes indblik i en model, som gør det muligt for den enkelte sejler/båd at eksponere en eller flere sponsorer gennem både live tracking og live streaming. Endelig skal der laves et koncept og en første udgave af det system, som skal gøre det problemfrit og billigt for Sailing Aarhus at oprette og drive et ubegrænset antal event-websites.

ACTIVE’s rolle

Overordnede ansvar for hele online-produktion under A-cat VM. Det inkluderede:

• Opsætning af hjemmesiden
• Logistik og produktionensflow
• Planlægning af alt indhold
• Rekruttering af udviklere og medie crew
• Fuld projekt- og processtyring.

Overordnede ansvarlig for opsætning, test og feedback på online micro-sponsor system samt opbygning af 1. iteragion af ”eventsite builder system”. Det inkluderede:

• Behovsanalyse
• Idé og konceptudvikling
• Fundraising
• Valg af system
• Valg af leverandører
• Fuld projekt- og processtyring under hele arrangementet.

Baggrund

Sejlsport og i særdeleshed jollesejlads og dermed de olympiske klasser lider i lighed med alle andre niche idrætsgrene under manglende eksponering. Sejlsport har yderligere den udfordring, at er meget svært at formidle sportens fascinationselementer herunder de ting, som afgør, hvem der vinder og taber en kapsejlads.

Det er et problem for sejlsporten, da omverdenens interesse for sporten i sidste instans er det, der afgør sponsorernes interesse. Hertil kommer at synlighed også uden for den relativt snævre kreds som dyrker sporten, i en verden, hvor rigtig mange muligheder er eksponeret, betyder noget for tilgangen af nye sejlere.

For disse sportsgrene repræsenterer ny teknologi og nye medier nye muligheder for at skabe en formidlingsmæssig situation, som på et overkommeligt økonomisk grundlag ikke alene kan gøre i dette tilfælde sejlsporten synlig men tillige langt mere forståelig og social.

Det er grunden til, at ACTIVE institute siden 2008 har samarbejdet med Sailing Aarhus om at opbygge nye og online baseret modeller for formidling af sejlsport. Det sker under begrebet Sportcasting 2.0 eller broadcasting af sport sat ind i en Web 2.0 kontekst.

I den forbindelse hører jollesejlads til det, der kaldes ”long tail sports”. Det er sportsgrene og/eller sportsbegivenheder, som har et publikum men ikke et, som er stort noget til, at mainstream medier interesserer sig for dem.

I går deltog vi i konferencen Challenges for Football, hvor projektet også blev præsenteret. Det blev gjort på den helt rigtige måde nemlig ved en live demonstration af, hvordan det hele hænger sammen. Det var ret underholdende. Hermed den Storify, som blev lavet live, den var ganske enkelt færdig, da præsentation på 30 min var færdig.

Projektet afsluttet d. 1/8, 2011

Resume:
Projektet Munin Football Lab er visionen om at bruge koblingen mellem det fysiske rum, design og it som grundlag for a) at måle real-life performance i tekniske sportsdiscipliner og b) at skabe en forbindelse mellem real-life performance og (online) identitet og socialitet. Konkret sigtes på fodbold, hvor forskellige sensorer bygges ind i en fysisk installation, hvorved det bliver muligt at registrere og opsamle data om teknisk performance. Disse data overføres til den enkelte brugers online profil, som dermed giver vedkommende et overblik over sine færdigheder, samt en mulighed for at sammenligne sig med andre brugere af systemet. Den første installation opstilles og tages i anvendelse og testes første gang i en eller flere fanzoner i forbindelse med EM for U21, som spilles i Danmark med Århus, Viborg, Ålborg og Herning som værtsbyer i juni måned, 2011.

Formål
Munin Football Lab skal danne kobling mellem det fysiske rum, design og it og dermed skabe grundlaget for a) at måle real-life teknisk performance inden for fodbold og b) at skabe en forbindelse mellem real-life performance og (online) identitet og socialitet.

Konkret sigtes på fodbold, hvor sensorer bygget ind i en fysisk installation gør det muligt at registrere og opsamle data om teknisk performance. Disse data overføres til den enkelte brugers online profil, som dermed giver vedkommende et overblik over sine færdigheder og samtidig en mulighed for at sammenligne sig med andre brugere af systemet.

Målgruppe
Alle med interesse i fodbold og det at deltage i spil som led i det at opbygge sin (online) identitet og sine sociale relationer. Sidstnævnte betyder, at der primært satses på generation Y og Z. Det, som gør denne generation anderledes, er deres (livs)lange erfaring med internettet.

Kriterium for succes
Systemet skal implementeres og stå færdigt ved indvielsen af Herning Fodbold Eksperimentarium. Derudover skal de involverede parter bringes tættere sammen med henblik på en fortsat udvikling af Munin Football Lab.

Resultat
Første iteration af Munin Football Lab stod færdig d. 24/6 og blev således taget i brug ved indvielsen af Herning Fodboldeksperimentarium. Partnerne samarbejder om en fortsat udvikling af konceptet iBallTrainer, som er det samlede koncept for interaktive og online træningsmaskiner rettet mod boldspil.

ACTIVEs rolle
ACTIVE institute har taget del i grundlæggelsen af konceptet. Det handler først og fremmest om koblingen mellem Munin Football Lab og internettet forstået som et fænomen, der på forskellige måder kan motivere brugerne af Munin Football Lab. Det handler om at skabe adgang til og overblik over din egen performance og om at kunne relatere denne performance til andres, herunder de absolut bedste fodboldspilleres performance. Det handler desuden om at indgå i online fællesskaber, hvorigennem man kan eksponere sine resultater og f.eks. udfordre hinanden og opnå forskellige former for status. Endelig handler det om, hvorledes Munin Football Lab relateres til stærke og allerede eksisterende onlinebaserede fællesskaber, såsom Facebook, Twitter og Foursquare. Denne del er ikke en del af første iteration af Munin Football Lab, men er planlagt som element i senere iterationer. Endelig har ACTIVE institute med udgangspunkt i ACTIVE testcenter fungeret som rådgiver på de fysiske spilkoncepter, som indgår i Munin Football Lab.

Partnere
ACTIVE institute
Alexandra Instituttet
Munin Aps

Baggrund
Munin Football Lab hviler på minimum tre ben: a) som handler om præstationsfremme set i relation til fodbold i traditionel forstand, b) som handler om at få (flere) primært børn og unge mennesker men i virkeligheden os alle sammen til at sparke til en bold og c) ultimativt det stærkeste − nemlig kombinationen af a og b, dvs. noget, som både er præstationsfremmende set i relation til fodbold i traditionel forstand og motiverende på alle niveauer.

Et eksempel er Nike+, som opererer med en lignende model men rettet mod udholdenhedsidrætter. Her gør kombination af et accelerometer monteret i løbeskoen og en lille computer det muligt at monitorere sin tilbagelagte distance samt gennemsnitshastighed. Nike har sat trumf på rent designmæssigt og co-brander således projektet med Apple, idet man kan bruge sin iPhone eller iPod Touch som monitor. Hertil har man skabt et online univers, som indeholder dels et løbe-community, hvor folk diskuterer, udveksler erfaringer og udfordrer hinanden, dels et system, hvorigennem den enkelte bruger kan opstille forventninger og krav til sig selv og sin egen performace og på den måde opnå en form for positiv feedback. Resultatet er blevet et af verdens største løbe-communities.

Munin Football Lab udvider ideen om at bruge koblingen mellem det fysiske rum, design og it som basis for motivation og (online) socialitet, idet fokus ligger i udvikling af koncept og teknologi, som gør det muligt at registrere og opsamle data om tekniske færdigheder − i nærværende projekt inden for fodbold.

20 studerende fra Danmarks Medie- og Journalisthøjskole afprøver i disse dage det hidtil største Twitter-eksperiment i Danmark. Sammen med 100 borgerjournalister ændrer de selve den gængse nyhedsformidling ved at live-dække EM i fodbold for U21-landshold via Twitter.

Journalisten har tidligere bragt artiklen “Stort projekt vil give Twitter gennembrud ved U21-EM” …

DBUs turneringsdirektør, Christian Bordinggaard, er blandt oplægsholderne. Jeg præsenterer for ACTIVE institute. Her er min præsentation:

Projektet afsluttet d. 1/9, 2011.

Resume:

Et samarbejde med mellem TV2, Aarhus Stiftidende (+ flere medier), Danmarks Medie- og Journalisthøjskole, ACTIVE institute, organisationen bag EM for U21, Aarhus Kommune, lokale fodboldfans og borgere i Aarhus skal skabe et live-pulserende og involverende anderledes medietilbud som supplement til de traditionelle mediers dækning af UEFA U21-turneringen. Projektet og dækningen har udgangspunkt i Århus og har sit hovedfokus på formidling via mobile tjenester til mobile modtagere. Projektet er initieret i et samarbejde mellem Journalisthøjskolen og Active Institute. Projektet ledes af et team fra Journalisthøjskolen: Nils Mulvad, Kristian Strøbech og Mads Trolle, i samarbejde med Rasmus Johnsen fra ACTIVE institute.

Vi kalder projektet: #U21aarhus!

# = sociale medier (# som twitter-hashtag men i vores tilfælde sociale medier som fænomen)

U21 = det konkrete event.

aarhus = byen og dermed mere end “bare” x-kampe på stadion.

! = det er live – dvs. et “witness tag” (som foreslået af Jeff Jarvis i forbindelse med katastrofen i Japan): vi er til stede, hvilket differentierer vores dækning for al anden online buzz om begivenheden.

Formål:

• At sprænge grænserne for traditionel mediedækning af en stor international sportsbegivenhed.
• At skabe nye medieoplevelser via brug af lokale og globale medier og tjenester.
• At supplere sportsdækningen med en bredere palette af emner på mediedagsordenen.
• At dokumentere projekt og metoder undervejs i et format, som i sig selv er nyskabende.
• At engagere lokalbefolkningen i begivenhederne under turneringsforløbet.
• At etablere dialog og interaktion med fangrupper i deltagerlandene.
• At frigøre engagement, idekraft og handlemuligheder via samarbejde på tværs af roller, professioner og geografi.

Målgruppe:

Journalister, deltagere såvel som (potentielle) tilskuere. Det drejer sig om: a) de der er tilstede lokalt i eventperioden, b) de som følger eventen på afstand. Dækningen bliver primært på engelsk for at sikre et internationalt engagement og den bredest mulige dialogdeltagelse.

Partere:

Aarhus Kommune
Danmarks Medie- og Journalisthøjskole
UPDATE
ACTIVE institute

Under begivenheden samarbejder vi bl.a. med TV 2 Sporten og med Stiften.dk om en nyskabende tilgang til begivenheden via sociale og mobile medietjenester.

Kriterier for succes
Det skal opstilles og testes et sæt af roller og et produktionsflow, som gør det muligt at arbejde med kombinationen af mobiljournalister og stringere som den primær kilde til nyhedsformidling. Relevante online værktøjer og hardware skal testes. Derudover skal der opstilles og testes en eller flere modeller for kuratering/redigering samt formidling af det indhold, der produceres, og indholdet skal rent faktisk formidles med henblik på at nå ud til så mange mennesker som muligt. Endelig skal alle delelementer samles online og således være tilgængelig for alle med interesse i mobil journalistisk og nye måder at inddrage sociale medier i det journalistiske arbejde.

Resultat

Se resultatet på http://www.u21live.com

ACTIVE’s rolle
ACTIVE er kommet med ide og koncept, som i samarbejde med DMJX er blevet videreudviklet. Vi har desuden i samarbejde med DMJX fungeret som projekt og procesledere til og med afslutningen af EM for U21 i fodbold. Vi været rådgivere på valg af software herunder de tjenester, som blev brugt til at styre en organisation, som, da den var størst, talte ca. 180 mennesker. Vi har vi fungeret som rådgivere i forbindelse med valg af de tjenester, som blev brugt til selve formidlingen til omverdenen. Sidst men ikke mindst har vi stået for crash course i brug af Google Docs samt en række andre tjenester.

Baggrund:

#U21aarhus! teser:

1: Nye medier påvirker måden, hvorpå ”vi” dækker events.

2: Vi kan efterlade os positiv ”legacy” i relation til et EM for U21. Det sker i form af de første skridt på vejen til en tradition og ”best pratice” for inddragelse af en flerhed af stemmer. Det er noget, som (både) vi (og andre) kan tage med, lære af og bygge videre på med henblik på en mere nærværende, vedkommende, alsidig og kontinuerlig dækning af en (sports)begivenhed.

3: Vi kan være den hyperlokale forbindelse i nuet mellem det, der rent faktisk sker, og resten af verden.

4: Vi kan organisere formidlingen af EM for U21 som meget mere end nyhedsflowet omkring deltagerholdene eller det, der foregår, når spillerne er på banen. Perioden fra den 11. til 25. juni rummer meget mere og mange flere væsentligheder. Tilsvarende gælder perioden, som leder op til mesterskabet.

5: Vi kan strukturere et dataflow og en infrastruktur med udgangspunkt i mange forskellige digitale og mobile medietjenester og på den måde skabe en velorganiseret strøm af informationer. Denne strøm kan på den ene side supplere etablerede medier i deres dækning af EM for U21. På den anden side kan vi genere et tilnærmelsesvis live ”data-sæt”, som enhver kan trække på, remixe og filtrere med henblik på at uddrage væsentligheder fra og om EM for U21 i Aarhus.

6: Vi kan, med hundredvis af tilrejsende internationale pressefolk, udnytte, at en slutrunde udgør en ideel scene for et projekt, der vil bidrage med ny viden til et medielandskab i forandring. Udbredelsen af ekstremt alsidige og samtidig brugervenlige mobiltelefoner med netadgang er eksploderet, og det betyder, at den infrastruktur, som skal bære produktionen, kommunikationen og ambitionsniveauet i projektet, er til stede.

7: Vi kan opbygge en praksis, som gør det muligt at inddrage en kombination af a) internationale, nationale, lokale etablerede medier, b) organisationen bag EM for U21, c) Aarhus som vært for EM for U21, d) studerende fra Danmarks Medie- og Journalisthøjskole (og evt. Datalogisk Institut) og e) fodboldfans og borgere i Aarhus i en samlet ”live” dækning af begivenheden. Der er tale om en form for ”(new) media community”.

8: Vi kan basere en væsentlig del af sådan en praksis på princippet om ”åbne medier” og ad den vej formidle og kommunikere med udgangspunkt i ”byen Aarhus” og ikke ”et stadion” som vært for EM for U21.

9: Vi kan foruden en anderledes, alsidig og ”distribueret” sportslig vinkel tillige fokusere på Aarhus som centrum for viden og kultur.

Lidt fra invitationen:

You are hereby invited to join us on the occasion of our 2011 Annual Meeting, being held on Helsinki on 9th & 10th April next. The meeting incorporates the 14th Ordinary General Assembly of EUROSAF and our seminar in 2011 has the theme of Event Organisation & Management. You may be one of the speakers for the seminar, or the host of a future EUROSAF event, but whichever it is, you will be most welcome to join us.

Jeg rejser sammen med Thomas Capitani fra Sailing Aarhus, så det skal nok blive helt kanon!

Indholdsfortegnelse: Cold Hawaii World Cup Mashup - case

1. Online formidling og krav til basisværktøjer
2. Værktøjer til online projektstyring
3. Lidt om code of conduct
4. Betragtninger vedrørende live formidling
5. Live streaming og Bambuser

Over de sidste fire år er der opstået en række online sociale services, som gør det muligt for enhver at sende live. En af dem er Bambuser.

Bambuser er en interaktiv video streaming-platform, der giver brugerne mulighed for hurtigt og nemt at streame og dele live video via en række sociale netværk, herunder Facebook, Twitter, Myspace, WordPress og Blogspot. Bambuser bruges både af professionelle tv-stationer og ganske almindelige mennesker over hele verden.

Det skal siges med det samme, at der findes en række gratis services, herunder Ustream, Mogulus og Kyte, som gør det muligt at streame live (gratis) via internettet.

Med en Bambuser-konto er det forholdsvist nemt og hurtigt for enhver at begynde at sende live til et globalt publikum. På Bambuser.com findes en ret udførlig manual. Selve streamingen kan ses på Bambuser.com, dvs. den kanal, som man får tildelt, når man opretter en konto. Kontoen på Bambuser integrerer en meget simpel chat-funktionen samt en mulighed for at embedde sin kanal f.eks. i WordPress.

Hvorfor Bambuser?
Bambuser er gratis, nemt at gå til og relativt veldokumenteret. Hertil kommer, at Bambuser efter en række test viste sig at være den mest stabile service. Endelig integrerer Bambuser med både Twitter og Facebook, hvilket gør det muligt at udnytte den sociale graf.

Hvordan brugte vi live streaming?
Vi brugte StreamFactory, som er professionel leverandør af et fleksibelt lightweight live streaming-koncept. StreamFactory kan levere streamingen via en række streaming services, herunder Bambuser, og er desuden eksperter inden for netværk.

Konkret betød det, at vi oprettede en konto på Bambuser, som vi integrerede i mashup’en. Kontoen brugte Streamfactory som udgangspunkt for deres leverance. Streamfactory sikrede topkvalitet og stabilitet, men ændrer selvfølgelig ikke ved, at en vilkårlig med udgangspunkt i f.eks. Bambuser kan stå for leverance af live streaming. Muligheden for at vælge et professionelt hold afhænger selvfølgelig af den økonomi, man har til rådighed. Om det er nødvendigt, må bero på en vurdering af, hvad der er “godt nok” til at dække eventen. “Godt nok” behøver langt fra i alle tilfælde at være perfekt.

Streamfactory havde desuden ansvaret for alt vedrørende det netværk, som understøttede deres leverance samt at briefe og koordinere kommentatoren. Sidstnævnte var en enkelt og i dette tilfælde lønnet person, som arbejdede meget hårdt og mange timer hver dag. I den forbindelse skal det nævnes, at en kommentator ikke behøver at være professionel. Vi har ved flere lejligheder arbejdet med amatører, som har vist sig at have talent og i alle tilfælde stort engagement og autenticitet.

Vi havde desuden det, vi kalder en “meta-typer” og en ”grabber” tilknyttet produktionen. Meta-typer’en havde til opgave at navngive, beskrive og tagge de optagelser, som blev dannet og arkiveret på Bambuser. Det er en lille, men ikke desto mindre væsentlig detalje. Det handler om, at det skal være muligt at søge og genfinde optagelserne, også når der er gået lang tid, og når man har fundet en optagelse og så hurtigt skal kunne danne sig et overblik over, hvad det er for en optagelse. Grabber’en sørgede for at finde de folk, som skulle interviewes.

Med det som udgangpunkt sammensatte vi en default “daily schedule”, samt en procedure for en dag til dag-detailplanlægning af daily schedule.

Specielt for windsurfing er, at vejrforholdene er afgørende for, om man kan afvikle konkurrencen og dermed skabe grundlaget for af den liveudsendelse, som det hele er bygget op omkring. Det er et stort problem for wave-performance inden for windsurfing, at vind under 8-10 m/s i gennemsnit er nok til, at der ikke kan surfes.

Det var grunden til, at vi havde sammensat en suite af såkaldte side-events, med surferne som medvirkende. Disse side-events kunne sættes i gang med meget kort varsel, og på den måde fylde “sendefladen” med fastlagte og underholdende indslag, hvis det skulle vise sig, at der ikke var tilstrækkelig meget vind.

Nb.: Ovenstående indgår i en samlet case-beskrivelse af the Cold Hawaii World Cup Mashup, som var omdrejningspunktet for online formidlingen af KIA Cold Hawaii PWA World Cup, 2010 i Klitmøller. Arbejdet blev lavet for VisitNordjylland som projektrapport i pilotprojektet: “Udvikling af eventkommunikation via nye medier”.